Il periodo estivo si avvicina e tutte le aziende o la maggior parte di loro devono affrontare la “questione” ferie. Quando? Come organizzarle? Posso non concederle? Situazioni che portano a volte a tensioni tra azienda e dipendenti, ma anche tra colleghi. Al di là della legge e di ciò che andremo a esporre, la soluzione migliore sarebbe una collaborazione reciproca e una programmazione intelligente, ma se questo, per vari motivi, non fosse fattibile cerchiamo almeno di basarci sulla norma. Quindi, iniziamo dalla base giuridica e precisamente dall’art. 2109 cod. civ. + D.lgs. 66/2003. Ci sono dei minimi legali da rispettare: 4 settimane all’anno. Almeno 2 settimane continuative vanno godute nell’anno di maturazione. Le restanti 2 devono essere fruite entro 18 mesi. Il lavoratore, dal canto suo, non può rinunciare alle ferie né farsene pagare l’indennità (salvo cessazione del rapporto lavorativo). Il datore decide il periodo, “tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore” (art. 2109).

Come si devono chiedere le ferie?
Il dipendente deve presentare la domanda di ferie con un preavviso previsto dal CCNL e, comunque, almeno con un congruo tempo. L’azienda deve rispondere entro termini ragionevoli sulla concessione o sull’eventuale diniego. In quest’ultimo caso l’azienda deve avere delle ragioni che motivino il rifiuto e, comunque, potrebbe anche chiedere al dipendente di posticipare le ferie richieste solo per “comprovate esigenze tecnico-produttive” e mai oltre i limiti di legge. La domanda scritta deve riportare, periodo, eventuali alternative e recapiti, oltre ad approvazione o proposta di date alternative, sempre per iscritto. Le aziende potrebbero (anzi, lo consiglio a tutte) redigere un piano ferie, soprattutto per le ferie estive. Il piano deve essere conosciuto e condiviso entro un termine (es. 31 maggio) oltre il quale le richieste rientrano nella logica “chi prima arriva…” perché conviene a tutti. Infatti:

La prevedibilità: riduce i “buchi” nei reparti e permette di programmare sostituzioni.
La trasparenza: limita i sospetti di favoritismi e abbassa il contenzioso.
La Compliance ispettiva: dimostra che l’azienda rispetta il minimo legale.

Come strutturare il piano?
Raccogli le preferenze entro una data fissa per permettere di allineare il calendario ai picchi di lavoro (es. chiusura centrale di agosto). Una volta redatto e delineato il piano va condiviso in bacheca/portale e le eventuali revisioni devono essere motivate.

Posso obbligare un dipendente a fare le Ferie residue, cioè, “forzate”?
Certamente, il datore può invitare a smaltire le ferie prima che scadano i 18 mesi, ma non può imporle d’urgenza senza preavviso. Esistono strategie per prevenire conflitti, ovvero usare regole chiare a monte: inserire nel regolamento aziendale criteri oggettivi (anzianità, turn-over, carichi familiari).
L’era tecnologica ci viene in aiuto con i vari sistemi digitali: il consiglio è di usare software HR che mostrino in tempo reale ferie maturate, godute e residue. Importante anche attuare una comunicazione anticipata: una buona mediazione interna che chiarisca i dubbi caso per caso prima che la situazione possa degenerare.

Concludendo, ecco un piccolo riepilogo:

• 4 settimane di ferie sono un diritto indisponibile;
• almeno metà (2 settimane) vanno godute nell’anno.
•  Il datore decide i periodi, ma deve contemperare esigenze aziendali e personali.
• Un piano ferie partecipato è lo strumento più efficace per evitare attriti.
• Ferie ≠ permessi: differiscono per fonte, maturazione, scadenza e monetizzabilità.

E, quindi, la chiave per un’estate senza stress è programmare presto, comunicare bene e rispettare le regole.

Ed ora Buone Ferie
Per informazioni:  www.marianiluigi.com